浅谈住房公积金贷款档案管理

探索争鸣２０１４年２月（中）　浅谈住房公积金贷款档案管理　张红英　（唐山市住房公积金管理中心。河北唐山０６３０００）　摘要：随着个人住房贷款数量的增加，住房公积金贷款档案的规范化管理，对于防范贷款风险，促使公积金运营的良性循环具有非常重要的意义，因此，住房　公积金贷款档案管理规范化势在必行。　本文结合当前住房公积金管理部门实际，对住房公积金贷款档案的概念、特性和作用进行了研究和分析，并进一步探讨了目前贷款档案的管理问题和解决方法。　关键词：住房；公积金贷款；档案管理　一、住房公积金贷款档案的概念和特　证。　（三）贷款档案是借贷双方的权益凭　性　（一）住房公积金贷款档案概念：（以　下简称“贷款档案”）主要是指各级住房公　借款人与管理中心签订的借贷合同，反　映借贷双方履行贷款合同的权利与义务，是　（一）加强领导，建立贷款档案工作组　织体系。　是将贷款档案的规范化管理纳入贷　款管理工作目标，建立贷款档案工作的组织　一积金管理机构在发放公积金贷款工作中形　成和收集的各种文件材料及权证，是各方当　事人在借贷过程中履行各自权利和义务的　真实记录，也是公积金管理部门债权存在的　原始证明。是经办机构对个人住房公积金贷　款进行审核发放、合同变更、提前还款、逾　期催收等行为记录所形成的全部资料进行　的档案管理活动。　（二）住房公积金贷款档案的特性：首　先公积金贷款的发放需要借款人提供的资　料、贷款管理部门签订的合同等手续，还涉　及职工单位、房地产交易和产权、房屋开发　公司及银行、户籍和税务等很多部门，形成　了档案资料手续的原始性和来源的广泛性。　其次各部门提供的证明制式各异，纸张大小　不同，导致贷款档案又形成了资料提供部门　的复杂性和格式的非统一性。最后由于公积　金贷款年限最长可达３０年，还款周期比较　长，还款期间借款人可能要求贷款年限缩期　或展期，也可能办理提前部分或全部还款业　务，甚至由于借款人恶意欠缴会发生诉讼，　因而还款过程中发生的业务变更形成了新　的材料，需要不断对该笔贷款档案的内容进　行更新和补充，因此，贷款档案还具有档案　管理的长期性和内容的动态性。　二、住房公积金贷款档案的作用　随着２００９年以来住房公积金贷款量不　断增加，规范贷款档案管理就成了提高贷款　工作效能的最基础环节。特别是随着贷款档　案智能化管理的不断推进，对管理中心进行　贷款查询、汇总、数据分析、领导决策等起　到非常重要的作用。　（一）贷款档案是贷款管理规范化、精　细化的基础。　贷款档案管理规范与否直接决定了住　房公积金贷款管理的规范程度。贷款手续完　备、资料完整，为贷款的事前审查、事中审　批、事后稽查提供了重要凭证，是实现贷款　责任追究终身制的有效载体。因此，对贷款　档案进行规范管理，有利的保证了发放贷款　的政策合规性，为防范贷款风险，保证资金　安全提供了有力保障。　（二）贷款档案是社会信用档案的重要　组成部分。　贷款档案是贷后管理的原始凭证，真实　地反映贷款各阶段的业务流程，更是借款人　履行合同的真实记录，是借款人诚信度的具　体体现。因此，贷款档案不但是国家专门档　案的一种，也是社会信用档案的重要组成部　分。　保证贷方按时回收本金、控制贷款风险的法　律依据。当借贷双方发生违约时，均可用贷　款档案作为凭据，采取相应措施，主张自己　的权益。　（四）贷款档案可为管理者的决策提供　参考数据。　贷款档案构成的一套完整的、有自身特　点的合同文件材料及数据，可以为管理者提　供原始信息，通过进行贷款情况分析，为制　定政策提供有价值的参考数据。　三、住房公积金贷款档案存在的问题　随着国家经济的快速发展，住房公积金　缴存额度也大幅增加，住房公积金贷￣ｘ，ｌｋ务　已经达到了相当规模。贷款档案在此期间虽　然发挥了很重要的作用，但是在当前新形势　下各种问题也日益凸显。　（一）思想不重视，管理不规范。　一般人都认为贷款档案与会计档案不　同，到了一定年限就可以销毁，不是永久保　存的档案。因此，很多管理中心对贷款档案　管理不重视，存放的地点简陋、分散，没有　进行集中统一保管，有的管理中心即便有档　案室，管理也不很规范。人员配置不够合理，　管理档案的人员基本是兼职，即便是专职人　员也都是年龄偏大转行过来的，极少有年轻　专业性强的管理人员。　（二）新老档案没有有效对接，查询不　便捷。　由系统软件形成的贷款档案文件，能够　方便快捷的进行检索查询、统计等操作，而　很多单位没有利用系统对原有纸质档案进　行智能化，贷款业务系统中的原始数据也没　有导人新的档案系统中，要想查询一些年代　久远的档案，还主要依赖于人力。　（三）职责不清，管理制度不完善。　由于管理者思想上不重视，贷款档案资　料存在着对归档资料审核把关不严、记载不　清、缺件少印等问题。有的管理部门没有建　立健全贷款档案工作制度或制度不完善，造　成管理人员职责不清，资料整理不认真及　时，出了问题相互推诿，互相扯皮等问题。　（四）设备落后，管理模式待优化。　目前网络已经相当发达，很多部门的其　他档案已经逐渐走向了软件智能化管理，而　贷款档案管理的更新迟缓，很多管理模式是　基于十几年前的管理标准。如何让原始纸质　档案与电子档案有效衔接，分Ｉ＇ｑＪｌｊｔ类进行存　储，亟待跟上新时期档案管理的步伐ｉ　四、住房公积金贷款档案规范管理的　对策　　－０１３　保证体系。二是完善贷款档案管理规章制　度，实行档案工作标准化、管理规范化。三　是配备能够熟练掌握计算机设备和软件操　作技术等专业性较强的管理人员，实现贷款　档案的精细化管理。　（二）解放思想，实现贷款档案管理系　统智能化。　解放思想，放弃传统管理模式，加强电　子档案的实行与推广。掌握科学的管理方法　和应对技巧，完善贷款业务信息系统与档案　管理软件化的对接，实现电子档案与纸质档　案的有效对接。因此，根据系统内的数据对　原始档案进行分类、分析，制作图表将非常　简便快捷，能较全面的反映当地住房经济情　况和发展倾向，给制定方针政策的部门提供　较准确的数据参考。　（三）开拓进取，实行贷款档案集中规　范管理。　一是成立专管部门。建立专用档案库　房，配备专用档案柜及存放房屋抵押它项权　证等重要凭证的保险柜。也可考虑纸质档案　外包给专业档案管理公司委托管理。二是整　章建制。建立贷款档案管理、借阅及销毁等　规章制度，做到管理规范化、制度化、精细　化。三是配备专职管理人员。按期进行专业　化培训，提高管理人员能力素质，有效提高　管理水平。四是实现信息化管理。开发专用　管理软件，将历年原始纸质档案扫描成图　片，制成电子档案，原始数据录入系统，在　纸质档案到电子档案的管理上实现无缝过　渡，相互关联，相辅相成，全面实现系统信　息化管理。　综上所述，加强住房公积金贷款档案管　理是住房公积金规范化管理的需要，是防范　贷款风险、保证资金安全的一项重要工作。　因此，在贷款档案管理工作中，要加强领导、　解放思想，积极面对新的挑战和机遇，遵循　住房公积金贷款档案的特性，开拓进取，主　动求变，满足住房公积金管理的不同需求．　提高专业人员管理水平，使档案管理规范　化、制度化，从而达到标准化、精细化，使　贷款档案发挥充分作用。　参考文献：　ｔｌｌ￣＜关于进一步加强住房公积金管理工作的通　知》【ｓ】．国务院，２００２．５．１３　【２】周洪．论新形势下档案管理：［作的规范化　［ＪＪ．科协论坛，２０１　１（０９）　［３】邵润霞．住房公积金贷款档案管理探析［Ｊ］．　档案与建设，２０１１（１１）