物料代码体系研究和应用

2022-04-18 来源：品趣旅游知识分享网

工作研究

ERP管理系统下

的

物料代码体系研究和应用

株洲齿轮有限责任公司□黄健宇

　　随着计算机及网络技术在现代企业生产经营管理中的广泛应用,特别是以网络为信息交流平台的企业CMIS、ERP和MRPII等管理系统的应用推广,使得企业生产经营的管理技术和理念相比传统管理的方式、方法也发生了根本性的变化。企业内外形成和交流的信息量成倍增加,组织生产经营信息逐步表现为操作流程规范化、信息应用集成化和信息环境复杂化的趋势,从而使得组织信息交流语言及接口的规范统一,标准化也日显重要。

物料信息作为ERP等管理系统的核心基础数据,如何给它以准确、直观的标识和描述,使之成为组织内统一的信息交流语言,形成统一的物料信息代码体系就是重要前提。

自我公司引入用友ERP-U8系统以来,传统的局限于设计、工艺等方面应用为主产品零部件的特征代码编制体系已经明显不能满足ERP-U8系统对信息要素表达的要求。

1　原特征代码编制体系存在的缺陷1)由于原MIS系统代码体系的设计主

应用环境下,它最大的好处就是便于产品分类的技术管理、共享设计、工艺信息和减少重复劳动,但它在ERP系统的物料信息管理中对通用性强的产品就会造成一物多码的现象,给库存管理和销售带来混乱。正因为这种单纯的特征代码刚性太强,缺乏柔性,对动态信息标识难以准确定义和描述,无法适应变化迅速的信息环境。

2)物料代码信息的应用领域越来越广。随着公司ERP的应用和精益生产、周计划的推广实施,物料代码的应用范围已突破仅限于产品零部件的设计、工艺和生产制造,逐步深入到生产计划、工业设计、供应、成本、质量、库存与销售等几乎所有的生产经营环节。物料代码已经成为沟通部门之间信息交流的共同语言和不同数据库信息链接的纽带,它在处理订单、产品结构、生产提前期、生产计划与采购计划、跟踪在制品状态及物资管理状态等方面都起到了重要的桥梁作用。

3)编码对象的范围扩大了。原MIS系统主要是针对产品零部件或与产品总成有关的一些标准件。而现在的用友ERP-U8系统管理对象已扩充到外购件、外协件、标准件、设备维修件、备件甚至办公用品等几乎所有的物料,因此单纯的零件特征代码编制体系已远不能适应新的应用环境的要求。

4)物料代码的编制责任部门分散,编

要是针对产品零部件的设计、工艺和生产制造等方面的应用。代码编制原则和规则的设置过分强调了产品零部件的形状、型式和功能特征,而对产品零部件在生产流程中的状态和产品结构属性等方面的特征缺乏关注和描述。这种典型的特征代码形式,在当时的20

工

制原则不统一。如产品零部件(含产品用标准件)由技术中心按零件特征分类;五金、电器、工装夹具和刀量具等由物资管理部按应用产品分类;材料、包装物等由采购部按钢种、包装物分类;设备维修件、备件等由设备部按机床类型所属分类。各部门的编制规则和方法都各有不同。这种分散的责任编制部门,不同的编制制度和编码规则,造成有些物料(如产品用轴承与设备维修用轴承)存在重复编码现象。不同物料系统信息沟通不便,导致库存数据信息不准确,信息接口困难,不共享,信息传递缓慢,严重影响目前的精益生产和周计划的运作。

5)还有一些在实际生产经营过程中,由于市场的变化和组织经营状况的改变,碰到的一些具体问题无法在原MIS系统中得到解决。如当同一种产品(同一图号)在出现下列情况时,不能通过原有代码体系来体现,必须借助管理制度或行政手段处理,处理速度慢,且是临时性的,效果不好:

①采用不同材料时(如采用20CrMnTi和22CrMoH);

②外购件中的进口件与国产件(如同一型号的轴承);

③同一物资存在的让步接收或降级时;④采用不同规格的包装要求时;

⑤存在不同的加工工艺过程时(如需要磷化与不需要磷化),等等。

2　解决存在问题,建立适应ERP管理

作研究

对后由小组启用,各部门应随时将出现的情况向代码管理小组局域网反馈。

2)制定制度和流程,规范原始信息及信息传递渠道。造成信息失真的主要原因是信息的定义和表达不规范、不准确而引起的。因此我们从制度和流程上,对各种原始单据、报表及其他信息载体中的各种基础数据和信息进行规范,并制定企业标准。如物料术语、代码编制规则、报表与单据传递流程规范以及操作人员的权限设置等。从源头保证ERP系统中使用信息的准确性,防止重码、错码的出现。

3)各部门不定期对出现的问题进行网上通报,及时解决。

4)加强对相关人员进行组织代码体系的使用和维护以及ERP-U8管理系统的基础应用知识培训,加强各部门员工的沟通和交流。

(2)形成科学、明确的代码体系原则和

要求

为了适应ERP-U8系统对基础数据的应用要求,我们采取科学的代码编制原理,形成统一、明确的代码体系原则和要求。

1)代码原则

①代码的标识唯一性原则。即代码与所标识的物料信息主体之间必须是一一对应关系;

②代码的相对不变性原则。即代码与物料主体之间的对应关系在物料的整个寿命周期内不应发生变化(如在ERP系统所有数据库中,物料处于清零状态时,可以考虑代码的修改、删除和做标记);

③代码的稳定性原则。即代码与物料信息主体之间的对应关系不能因外界因素变化(如组织机构调整、管理制度的改变)而轻易改变。

2)代码体系基本要求

①代码体系应具有可扩充性。能补充新增加的物料信息主体与相应代码,并在相当

系统的物料代码体系

(1)从组织机构和制度上保证代码体系的有效运行

1)成立公司代码管理小组。由公司标准化室负责全公司物资代码的编制原则和方法制定以及代码体系的系统维护和管理,物资管理部、采购部和设备部等在统一的代码编制原则指导下对所管理的物料制定详细的编码细则,并对物料进行物料代码的编制,发送到公司代码管理小组,经代码唯一性查

工作研究

范围与信息明显比原MIS系统多,加之各物料的应用环境和传递流程不同,各类物料难以在同一个分类较细的编码规则下进行统一形式的编码,因此代码管理小组只负责制定物料代码编制总的规则,即“标识性代码+描述性代码+补充信息码”的编码形式,其中规定“标识性代码”采用“无含义代码”,长度为三位,为字母数字结合型;“描述性代码”采用“有含义+无含义代码”,长度为10位,不足10位的以“0”补齐,为数字字母混合型;补充信息码为无含义代码,长度一至三位,视情况而定,为字母数字型(ERP可应用不等长代码)。在代码编制过程中,各负责代码编制、维护的部门按照总的规则各自形成自己部门的物料代码编制细则,经公司代码管理小组讨论通过后发布实施。

3)具体的代码编制细则

长的时间内不出现“极限码”,同时增加新的标识关系时不会改变已有的标识关系;

②代码体系应具有可维护性。能进行有效的检索、查对和汇总功能,以保证新增加的标识关系不会与已有的内容发生冲突。

(3)制定详细、实用性强的物料代码编制规则

1)前期准备

在进行ERP代码体系建立之初,公司代码管理小组多次组织各部门的相关人员,认真分析原MIS系统产生缺陷的原因,针对现有ERP-U8系统的应用环境和系统对基础数据信息的要求,共同寻找解决办法,到应用现场进行论证,为物料代码编制规则掌握第一手资料。收集各部门使用的各种报表、单据等信息载体进行分析,汇总各载体所要描述和传递的信息内容及状态,以便对各种信息在ERP-U8中应用环境和传递流程有深入的了解。并在此基础上制定统一的物料术语、规格和型号表达方式,为物料代码的编制奠定有力基础。为了防止同一物料在不同部门管理,公司取消二级库存,将同类物料只归口一个部门管理,从组织上避免同类物料不同代码的出现。

2)代码编制规则的制定

由于ERP-U8管理系统所覆盖的物料

为了使公司所有ERP系统应用物料在统一的代码体系下进行分类标识,不出现重复和遗漏,我们将所有物料按各分管责任部门系统进行大类划分,同一类物料只能归入一种大类,如轴承不管产品用还是设备维修用,都归入物管部标准件大类(Q)内。见表1。

表1　ERP代码系统大类分类

物料类别　产成品类(自制件与公司出图的外购件、外协件)　标准件(含其他非公司出图的外购件)　五金、电器　工装夹具(含外购)　刀、量、检具(含外购)

责任部门技术中心物管部物管部物管部物管部

大类标

识代码

CQWGD

物料类别　油料、化工原料　材料、包装物

　设备维修件、备件(不含标准件)　其他杂件

责任部门物管部采购部设备部物管部

大类标

识代码

YFSZ

　　下面就我公司的应用面最广的产成品类(含自制件与公司出图的外购件、外协件)22

代码细则介绍如下,供大家探讨。

①标识性代码。由一位字母+二位数字

工

组成,字母中I、O不参与编码。

为了使各物料的标识代码进行科学的分类标识,我们参照了QC/T265—2004《汽

作研究

车零部件编号规则》的有关分类和编码方法。将我公司主要的汽车零部件产品进行了标识分类,见表2。

表2　产品总成分类

16171819

离合器变速器分动器副变速器

22232425

传动轴前　桥后　桥中　桥

26取力器……其他杂件

……

　　示例:变速器总成的标识代码为C17,

分动器为C18,其他类推。

②描述性代码。由字母和数字混合组成的十位码,结构如下:

车型(3)+品种(1)+结构(1)+

表3

货车

微型轻型中型重型其他

1112131419

位置(1)+规格型号(4)

a)车型码(3):主要是对各类总成产品所配套的汽车类别而定,以变速器总成为例,按吨位进行描述,见表3。

越野车

2122232429

客车

3132333439

轿车

4142434449

自卸车

5152535459

其他

9192939499

　　按档位进行描述,见表4。

表4

档　位代　码

四档

五档

六档

六档以上

7～9

无级变速

　　示例:与中型货车配套的六档变速器,其代码为136。

事实上,一个公司不会对所有车型都有配套产品。

b)品种码(1):因为配中型货车的六档变速器可能不止一种,但对一个公司而

言,同一车型的总成开发一般也不会超过10个品种(笔者公司目前只有四种),重点主要是同一型号的不同规格变型,形成系列化,因此同一车型的不同品种变速器总成代码有一位就足够了,仍以我公司6T53为例,其变型品种多达百种,已成系列化,见表5。

表5　品种代码

6T532

6T583

6T755

6T909

暂未开发

—

工作研究

B、L加以标识区别(其实也可采用“0”表

　　示例:6T53总成,其品种代码为1362。

c)结构码(1):为了区别总成、部件和零件三种不同的结构形态,我们分别用C、

示总成、“5”表示部件来区别),见表6。

表6　产品结构代码

总　成B部　件L零　件

　　如6T53-41总成,其总成代码为

1362C,部件为1362B,零件为1362L。

d)位置码(1):为了对同一总成的不

1723192

同部件加以区分,我们同样按照QC/265中相关规定进行标识,见表7。

表7　部件(位置)代码

变速器换档机构换档操纵装置副变速器操纵机构

1823

分动器换档机构操纵装置

23～252358

桥产品主减速器差速器及半轴轮边减速器变速驱动桥

　　注:本表只列出我公司目前生产或使用的部件(一位码足够了)。

　　示例:6T53换档机构的代码为1362B2。

由于总成和零件不会出现这种情况,故其位置码用“0”补齐,即1362C0、1362L0。但零件也有极个别的需要区别(如调整垫片的厚度不同,但处于同一部件且功能和形状相同),在“0”这一码位上按尺寸增大或减小的顺序用1～9给出不同的编码。

e)规格型号代码(4):在所有的总成、部件和零件中并不是只有一种规格型号的产品,它们都可能出现大量的变型。以我公司的6T53为例,目前已有近百种变型,考虑到部件或零件的可借用性,零部件的变型也有几十种,故规格代码设四位码,按规格的变型系列和顺序编制顺序码。

如6T53-34总成代码为1362C03400,6T53-34J总成代码为1362C034J0,6T53-34J1总成的代码为1362C034J1。不足四位的

6T53-1362L02100,1362L021J0,

21换档轴零件代码为6T536T53

--21J,其代码为21J1,其代码为

1362L021J1,不足四位的以0补足。

6T53-21调整垫片1mm、1125mm、115mm、2mm的代码分别为1362L(1～4)2100等。

③补充信息代码。由数字和字母组合的一至三位码。是为了适应ERP-U8的要求而设置的。

补充信息主要是为了更好地满足ERP应用环境对新信息的要求,解决实际应用过程中出现的一些实际情况,如零部件的在制状态、材料状态(同一零件所用材料一般不超过三种)、价格状态(成本价、配套价、维修价三种)、供应商状态、品质状态、包装状态和工艺状态。表8为公司所需标识的状态。当出现要标识多种状态时,考虑到码位的长度及重要度,给出三个状态码足可以进行区别。其状态编码按“材料、价格、包装、供应商、品质、在制与工艺状态”的顺序进行,状态码标识各不相同。

以0补足。

6T53-21换档机构部件代码为1362B22100,6T53-21J代码为1362B221J0,6T53-21J1代码为1362B221J1。不足四位的以0补足。24

工

表8　补充信息代码表

基本材料材料1材料2成本价配套价维修价工艺码

不标识

作研究

国产供应商进口供应商合格品让步接收/降等品

废　品

不标识

默认包装发维修市场包装发配套市场包装其他特殊、临时信息

不标识

789

不标识

按工艺拼音顺序字母标识(暂未实施)

　　示例:6T53-21换档轴零件代码为

1362L02100(意味着它是成本价),假如它发配套市场的价格为A,是合格品,发维修市场的价格为B是降等品,如果还要加其他代码应分别为1362L021003、1362L0210046。

目前补充信息代码的应用还不太多,但随着公司精益生产、周计划实施的完善,这

些都将要求ERP代码体系所要描述的信息越来越多。如为了掌握和控制产品在制造过程中的不同进度、状态,从而均衡调度设备和人员,需要对工艺状态进行标识。

综上所述,产成品类物料编码完整结构如图1所示:

图1

　　其他类物料代码的编制方法和细则在此就不再叙述。

在用友ERP-U8系统中标识代码只作为存货分类标识用,很少参与物料数据库应用,就如一间房子里有几个柜子,标识代码就是贴在柜子上的标签,而柜子里面的小方格和物料分类即描述性代码及信息码才是参与物料数据库应用最多的,因此我们在应用过程中按照用友ERP-U8的特点,将标识代码与描述代码分别建立数据库,并将描述性代码数据库作为ERP-U8系统下编码的信息主体,形成十三位码不等长的代码体系。

(4)应用效果经过一年多的运行,由于全公司在统一的编码体系和规则的指导下,在组织和制度

的规范保证下,物料信息描述更加科学规范,更加符合ERP-U8系统应用环境的要求,使得在物料信息传递、物料数据的汇总、检索等处理上更方便,更迅速,在制定生产、采购周计划时数据更准确,计划的执行率和有效率大大提高,库存管理信息与使用部门之间的动态反馈速度更加快速精确,库存周转率明显提高,库存资金大幅降低。在一定程度上推动了公司精益生产的实施,提升了公司现有设备的生产能力和均衡生产水平,很好地解决了原MIS系统存在的问题。新的代码体系很好地适应了ERP-U8管理系统对物料信息的要求,适应了新的生产经营环境的要求,推动了公司的信息化建设。

(收稿日期:2004-10-10)

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