文件编写编码管理办法

2.1 本管理办法涵盖所有一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。包括：首页、内页、文件结构、段落章节等。

2.2 与产品相关的技术文件(图纸、作业指导书……)，其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求执行。 3. 职责

3.1 编写： 各部门负责人依据工作需要，应指派专人负责编写某项作业流程的相关文件。

3.2 编号管理： 编写文件人员必须向文件管理员取得文件的特定编号。 4. 定义： 文件等级 文件种类 文件名称 文件格式架构 ISO9001:2000一级 制度文件 质量手册 标准条款的格式 二级 程序文件 程序文件 七/八段结构 管理办法 七/八段结构 操作规程 程序文件所 延伸的作业说明 三级 检验规程 作业指导书 技术文件 依专业特征，个别制订 记录表 报告 记录表单 记录单 备注： 属于需呈报外部政府机关的文件不受上述规定限制。 5. 程序

5.1 文件格式：

5.1.1 质量手册及程序文件首页格式参见附页2

1）修订号：0，1，2，3，4，5，每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。如果文件一次性更改内容较多，可以看情况考虑换版。版次以A、B、C……依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。

2）文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。 5.1.2 质量手册及程序文件首页，必须使用附页4，内页必须使用附页3特定的格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。 5.1.3不设首页的三级文件格式见附页5。 5.1. 4质量记录表单的格式见附页6。 5.1.5文件封面见附页2。 5.2 文件结构：

XXX精锻有限公司 文件编写管理办法 文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 版本号： A 修订号： 0 页 次：2/10 5.2.1 四段结构 1）总则 2）职责

3）控制要求 4）相关文件

5.2.2 七/八段结构 1）目的

2）适用范围 3）职责

4）定义(适用时) 5）程序

6）相关文件

7）质量记录表单 8）附页（适用时） 5.3 文件编写结构说明 5.3.1 目的

简述编写本程序的用途与宗旨。 5.3.2 适用范围

概略说明文件的适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。 5.3.3 职责

简述文件中主要责任部门与相关责任部门 5.3.4 定义

说明一些不常用专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或在此文件中的特定意义。 5.3.5 程序

1） 文件的核心部分，如有必要编写时搭配流程图，依据逻辑的先后次序，以段落方式详细叙述相关文件要求。

2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤的关联性或影响，每个段落应有标题，以便详细了解程序的作业要求。

3）编写内容应注意：简洁、完整、明确。文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。

5.3.6流程图

将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达，各图表内的文字表示应力求简洁。主要图型/符号说明如下：

起点/终点 表示流程之起点或最终点

均用此符号

处理 流程图到此阶段所进

行的操作、处理等工作

决策或判定 指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使用

的符号。

XXX精锻有限公司 文件编写管理办法 文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 版本号： A 修订号： 0 页 次：3/10 流向线 流程和方向的标示 关联线 作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。

转接点 表示本页结束(连接下页)，续页

开始(承接上页)

5.3.7相关文件

详细记录与本程序有关的一切其他文件。

5.3.8 附件：文件中所用的表单及其它文件。

5.4 段落章节构成：依据下列数字、文字顺序排列。

1.…… 1.1 ……

1.1.1 ……

1) …… 2) …… a) …… b) ……

（1） 1.2 …… 2. ……

5.5 文字格式标准化

5.5.1 统一使用Microsoft Word建文件，文件封面及各表单必须有公司徽标，正文统一采用宋体，小四号，文件编号及数字统一采用小四号Times New Roman 字体；文件、表单封面及正文具体要求详见附页（2、3、4、6）。如文件不设封面，封面上的编制/审核/批准等相应信息，可放至文件末，见附页5。文件放大张贴时，字体可相应放大。

5.5.2 依据文件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落之后注“N.A”。

5.6 文件表单、编号说明 1）编码格式：

程序文件 LC-XX-YYYY-ZZ 2）编号意义 LC-—龙城缩写

XX—文件代号 QM 质量手册

QP 程序文件 QD 三层管理类文件

QT 三层技术类文件

QC 三层检验类文件

QR 质量记录 Y YYY- 对应标准要素代码 4200-8500

ZZ-顺序码 01-99 3）编码范例： 质量手册 LC-QM-2004

文 件 LC-QP4200-01

LC-QD4200-01

LC-QC4200-01

LC-QR4200-01 文件编号： LC-QD4200-01 XXX精锻有限公司 生效日期：2004年07月01日 版本号： A 修订号： 0 文件编写管理办法 页 次：4/10 5.7 文件编写、编码完成后，需按“文件控制程序 LC-QP4200-01”要求呈送相关部门负责人审核，经批准后实施。如果文件较为简单可将审核、批准简化为审批，不需要审核批准的表单可只留编制。

5.7.1 文件经批准后发布，自生效日期生效。 5.8 文件制定/修订流程图见附件1 6.相关文件

LC-QP4200-01 文件控制程序 LC-QD4200-02 技术文件管理制度 7.质量记录表单 N.A 8. 附页

附页1：文件制订/修订流程图 附页2：封面格式

附页3：文件内页格式 附页4：文件首页格式

附页5：不设首页的三级文件格式 附页6：质量记录表格式 文件编号： LC-QD4200-01 XXX精锻有限公司 生效日期：2004年07月01日 版本号： A 修订号： 0 文件编写管理办法 页 次：5/10 表 单 文件封面格式 文件内页格式 附页1：文件制订/修订流程图 开始 制订/修订 文件审核/会文件批准 文件编号文件登记 文件发布 文件使用、保管、维文件实施前的培护 训 各部门职责人员 职 责 部 门 N N 相 关 说 明 各部门职责人员 1.文件的审核 审核会签栏 2.审核责任人会签 N 文件变更 旧文件作废各部门职责人员 文件批准 文件管理员 文件、表单编号说明 批准栏 文件管理员 文件发布范围 接收人签收 分发部门、文件发放签收表 文件持有人 各文件制订人 各部门责权人 依实际需要实施培训 文件发放部门 各部门责任人 注明文件更改内容 文件更改申请 文件管理员 文件回收及销毁 文件回收记录 文件销毁记录 XXX精锻有限公司 文件编写管理办法 附页3：文件内页格式 文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 版本号： A 修订号： 0 页 次：7/10 文件编号： 生效日期： 版本号： 修订号： 页次： XXX精锻有限公司 文件名称 三号黑体，1….. 字间不空格 1.1…. 小三号隶均为小四号宋体 书，字间不正文，采用小四号宋体 空格 文件编号： LC-QD4200-01 XXX精锻有限公司 生效日期：2004年07月01日 文件编写管理办法 附页4：文件首页

版本号： A 修订号： 0 页 次：8/10 二号隶书，前后字之间空1 格 四号Times New Roman 字体 XXX精锻有限公司LC-QD

文件编号：四号黑体 文件名称 编制： 三号黑体字 审核： 批准： 分发部门

■总经理 ■供销部 ■质保部

■技术部 ■公司办公室

小一号黑体字，前后字之间不空格 ■常务副总

■管理者代表

■质检部

■财务部 ■生产部

版本号： 修订号 ： 受控特性： 发放编号：

发布日期： 生效日期： XXX精锻有限公司 文件编写管理办法 附页5：不设首页的三级文件格式 文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 版本号： A 修订号： 0 页 次：9/10 小四号Times 文件名称 New Roman 发布日期： 生效日期： 文字体 件编号：LC-QD****-** 小二号黑体页码：X/Y 字体 以上表头 表头其它字以下正文 为小四号宋1……

体字 1.1……. XXX精锻有限公司

1.1. 1…….

正文，小四号宋体字

以上正文 以下末尾 仅在文件最后一页显示以下内容

分发部门 ■总经理 ■常务副总 ■管理者代

表

■供销部 ■技术部 ■质检部

■质保部

■公司办公

室

■财务部 ■生产部

此二行采用编制/日期： 审核/日期： 小四号宋体批准/日期： 字，上下两版本号： 修订号： 受控特性： 根线条为发放编号： 文件编号： LC-QD4200-01 XXX精锻有限公司 生效日期：2004年07月01日 版本号： A 修订号： 0 文件编写编码管理办法 页 次：10/10 附页6：质量记录表单格式

此行及表尾采用小四号宋体字 二号隶书，前后字之间不空格 小二号黑体，前后不空格 XXX精锻有限公司 表单名称 版本号： 修订号： 表单序号： 文

件编号：LC-QR4200- 采用小四号表格内格式依实际需要而定，文字采用小四号宋体字 采用小四号宋体字 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： Times new Roman 文件编号： LC-QD4200-01 XXX精锻有限公司 生效日期：2004年07月01日 版本号： A 修订号： 0 文件编写编码管理办法 附页2：文件封面 页 次：6/10

ISO9001:2000 55 Times new 程序文件 采用隶书55 ） （LC-QP-2004

XXX精锻有限公司 2004年07月01日 隶书小一号

一号 Times new